gototop
Главная Менеджмент Как минимизировать ошибки при планировании.

Яндекс.Метрика
Яндекс цитирования
Как минимизировать ошибки при планировании. PDF Печать
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 
Автор: Сергей Худяков   
22.01.2012 17:05

Думаю, не открою секрета, если скажу, что результативность в работе команды значительно повысится при условии единых подходов её членов к организации планирования.

Планирование – процесс разработки целей, действий по их реализации, определение последовательности этих действий  и расчёт потребности в необходимых ресурсах. Люди часто заблуждаются, думая, что при планировании должны быть в начале определены цели, затем определены конкретные действия для их достижения, и лишь затем определены необходимые ресурсы. На практике это невозможно, так как цели, действия и ресурсы тесно взаимосвязаны.

Цели должны быть как достижимы, так и привлекательны. В теории менеджмента это условие называют принципом SMART.  Но определить, являются ли они таковыми, невозможно не оценив связанных с ними затрат. В свою очередь определить затраты невозможно без знания чётких действий. А определить действия, не поставив цели, так же невозможно.

 

Получается, что круг замкнулся. И это действительно так. Отсюда следует, что процесс планирования принципиально должен являться «итерационным процессом», или «хождением по кругу». В ходе данного «хождения» на каждом его этапе уточняется прогноз будущего, корректируются цели, уточняются масштабы действий, оцениваются потребности в финансовых и иных ресурсах.

Кроме того планирование включает в себя два очень важных аспекта:

Первый:  планирование – строго аналитический процесс, требующий тщательных расчётов, объективных исходных данных, учёта требований технических регламентов, существующих ограничений правового характера и многого чего ещё…

Второй: планирование – социальный процесс, предусматривающий участие в реализации плана многих людей как внутри, так и вне организации.

Установление баланса между аналитическим и социальным аспектами – ключевой момент в любом процессе планирования и, особенно, в организации строительства.

Существует различные подходы, методики в организации самого процесса планирования. Но есть общие алгоритмы присущие для любого планирования, будь-то планирование отдельного проекта или повседневная рутинная работа по решению конкретных задач. Внутреннюю логику процесса планирования можно структурировать в виде общей схемы, состоящей из восьми этапов.

Восемь этапов процесса планирования:

  1. Определение целей.
  2. Генерация и оценка вариантов.
  3. Определение действий.
  4. Установление очерёдностей действий.
  5. Определение необходимых ресурсов.
  6. Пересмотр плана.
  7. Подготовка плана действий и рабочего графика.
  8. Мониторинг и контроль, коррекция плана в случае необходимости.

 

Иерархия уровней и контекст Вашего планирования.

Существует несколько уровней процесса планирования. В литературе нет чёткой терминологии и разделения на конкретные уровни. Применительно для строительства условно можно выделить три уровня:

- стратегический;

- оперативный;

- тактический;

В данном контексте к стратегическому уровню можно отнести план по реализации инвестиционного проекта по созданию объекта недвижимости.

К оперативному уровню можно отнести планирование конкретного этапа, например этап выполнения строительно-монтажных работ на объекте.

К тактическому можно отнести недельно-суточное планирование участников строительства по выполнению конкретных мероприятий графика строительства.

Помимо иерархии уровней существует иерархия целей – упрощённо «Пирамида целей».

Пирамида целей так же трансформируется: от общих замыслов, на уровне стратегического планирования, до конкретных намерений на ближайшее время, на уровне тактического планирования.

Как правило, целей бывает несколько. Многие из них могут взаимно противоречить друг другу. Поэтому при планировании всегда существует потребность выбора приоритетов.  Разные подрядчики  могут иметь разные точки зрения на то, что должно быть сделано в ближайшее время, а что позднее.  Что на их взгляд является «совершенно необходимым», а  что «просто желательно». Лучше это делать путём нахождения компромиссов, если не со всеми, то хотя бы с основными участниками строительства.

Выработка согласованной позиции всех заинтересованных сторон, со своими индивидуальными системами ценностей, - важнейшее условие баланса интересов, а значит и реальности плана, и возможности его реализации.

Проблемы и ограничения планирования.

  1. Неясные цели.  Для того, что бы ожидания руководства по достижению общих целей были выполнимы, каждый конкретный исполнитель на своём уровне должен чётко представлять конкретность, измеримость, достижимость, релевантность и согласованность по времени сформулированных перед ним целей. Если он точно не знает, куда идёт, то, как он узнает о том, что прибыл на место?
  2. Люди и политика – основные факторы, которые подлежат учёту при разработке любого плана. Планирование, как и политика, - искусство «возможного». План будет реален, если он приемлем для людей.
  3. Обладание достоверной информацией. Принять здравое решение без достоверной информации практически невозможно, если конечно Вы не гений, не экстрасенс и т.д.    В строительстве имеет место практика, когда на уровень Топ-Менеджера  поступает  «отфильтрованная» информация  (искаженная, устаревшая,   под то, что хочет «слышать» ШЕФ). Информация должна быть релевантной, то есть уместной,  своевременной и точной.
  4. Изменение обстоятельств. Реальная жизнь имеет обыкновение не подчиняться самым лучшим нашим прогнозам. Поэтому любые планы подлежат обязательной корректировке и должны носить итерационный характер.
  5. Непредвиденные обстоятельства.  Самое большое неприятное свойство реальных событий: они упрямо отказываются следовать нашим сценариям. Не случайно даже в сметах на строительно-монтажные работы давно узаконен раздел «Непредвиденные затраты».  Гибкость является важным качеством, необходимым как самому плану, так и его разработчику.
  6. Ситуационное планирование. Это обязательный элемент любого планирования. Он требует от разработчика обеспечить гибкость планирования в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Конкретные способы для этого:

- знать, где можно найти дополнительные ресурсы;

- своевременно информировать подрядчиков о неожиданном развитии событий, с тем, что бы они могли сами искать решение своих проблем;

- зарезервировать время на ключевых этапах на случай небольших задержек;

- всегда определять критический путь хода выполнения строительства и принимать первоочередные меры по его выполнению;

- обеспечить возможность получения своевременной и достоверной информации.

Техники планирования и распределения работ

  1. Рассмотрение вариантов и выбор из них. Нельзя принимать скоропалительных решений. Нужно рассмотреть все плюсы и минусы всех возможных вариантов.
  2. Составление планов и графиков. Наиболее важные аспекты:

- определение «ключевых» событий и конечных сроков;

- определение очерёдности действий и оценка длительности каждого из них;

- анализ взаимосвязей между действиями, их зависимости друг от друга и распределения рабочей нагрузки;

- выявление приоритетных действий (которые могут стать «критическими») и тех, для которых имеется запас времени.

3. Планирование ресурсов:

- планирование людских ресурсов;

- планирование машин, техники и оборудования;

- планирование финансов;

4. Распределение работ:

- определение исполнителей;

- определение этапов согласования индивидуального задания для каждого исполнителя;

Мониторинг и контроль.

Главная цель данного этапа – выявить все отклонения от намеченного хода работ и своевременно осуществить корректирующие действия.

Идеальных планов не существует. Однако любой план может стать хорошим, если в ходе его исполнения принимаются своевременные меры по достижению намеченных целей.

Сайт Автора публикации:  Трудяга.com

 

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить